II. WEWENANG, DELEGASI, DAN DESENTRALISASI

 WEWENANG

Wewenang atau authority adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu. Wewenang merupakan hasil delegasi atau pelimpahan wewenang dari atasan ke bawahan dalam suatu organisasi.Dua pandangan yang saling berlawanan tentang sumber wewenang, yaitu:

1.Teori formal (pandangan klasik)

Wewenang merupakan anugrah, ada karena seseorang diberi atau dilimpahi hal tersebut. Beranggapan bahwa wewenang berasal dari tingkat masyarakat yang tinggi. Jadi pandangan ini menelusuri sumber tertinggi dari wewenang ke atas sampai sumber terakhir, dimana untuk organisasi perusahaan adalah pemilik atau pemegang saham.

2.Teori penerimaan (acceptance theory of authority)

Wewenang timbul hanya jika dapat diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan. Pandangan ini menyatakan kunci dasar wewenang oleh yang dipengaruhi (influencee) bukan yang mempengaruhi (influencer). Jadi, wewenang tergantung pada penerima (receiver), yang memutuskan untuk menerima atau menolak.

Kekuasaan sering dicampur adukkan dengan wewenang, padahal keduanya berbeda. Bila wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu, maka kekuasaan adalah kemampuan untuk melakukan hak tersebut.

Kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan atau kejadian. Wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasi.

Chester Barnard menyatkan dan mendukung pandangan ini ketika dia menulis : “Bila suatu komunikasi direktif diterima seseorang kepada siapa hal itu ditunjukan wewenang untuknya tercipta atau ditegaskan”. Benard menuliskan pula bahwa seseorang akan bersedia menerima komunikasi yang bersifat kewenangan hanya bila empat kondisi berikut secara simultan yaitu :

a.       Dia dapat memahami komunikasi tersebut.

b.      Pada saat keputusannya dibuat dia percaya bahwa hal itu tidak menyimpang dari tujuan organisasi.

c.       Dia yakin bahwa hal itu tidak bertentangan dengan kepentingan pribadinya sebagai suatu keseluruhan.

d.      Dia mampu secara mental dan fisik untuk mengikutinya.

Benard menyebut kondisi kerjasama dimana ada penerimaan wewenang dengan sebutan “zone of indifference, dan Herbert A. Simon menyebutkan dengan “area of acceptance”.

Kekuasaan sering dicampur adukkan dengan wewenang, padahal keduanya berbeda. Bila wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu, maka kekuasaan adalah kemampuan untuk melakukan hak tersebut.

Kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan atau kejadian. Wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasi.

Wewenang Lini, Staf dan Fungsional

1.      Wewenang Lini

Wewenang Lini (Line Authority) adalah wewenag dimana atasan melakukannya atas bawahannya langsung. Ini diwujudkan dalam wewenang perintah dan secara langsung tercermin sebagai rantai perintah, serta diturunkan ke bawah melalui tingkatan organisasi.

2.      Wewenang Staf

Wewenang staf (staff authority) adalah hak yang dipunyai oleh satuan-satuan staf atau para spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi atau konsultasi kepada personalia lini. Ini tidak memberikan wewenag kepada anggota satf untuk memerintah lini mengerjakan kegiatan tertentu.

Staf adalah individu atau kelompok (terdiri para ahli) dalam struktur organisasi yang fungsi utamanya memberikan saran dan pelayanan kepada fungsi lini.

Ada dua tipe staf, yaitu:

1.      Staf pribadi (personal staf)

Staf pribadi dibentuk untuk memberikan saran, bantuan dan jasa kepada seorang manajer. Staf pribadi biasa disebut asisten atau asisten staf yang mempunyai banyak tugas untuk atasan dan biasanya generalis.

2.      Staf spesialis.

Memberikan saran, konsultasi, bantuan, dan melayani seluruh lini dan unsur organisasi. Bertanggung jawab ke tingkatan-tingkatan organisasi yang bermacam-macam, seperti tingkatan divisi, tingkatan bagian, ataupun tingkatan cabang yang berdiri sendiri.

3.      Wewenang Staf Fungsional

Wewenang Staf Fungsional (functional staff authority) adalah hubungan terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satuan-satuan lini. Bila dilimpahi wewenang fungsional oleh manajemen puncak, seorang staf spesialis mempunyai hak untuk memerintah satuan lini sesuai kegiatan fungsional dimana hal itu merupakan spesialisasi dari staf bersangkutan. Sebagai contoh, seorang spesialis keamanan mungkin mempunyai wewenag untuk memerintah manajer laboratorium penelitian untuk menutup laboratorium bila gas berbahaya mencapai tingkat tertentu , atau departemen scheduling produksi mungkin diberi wewenang untuk menentukan pekerjaan departemen produksi mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu, dan sebagainya.

Pembagian wewenang dalam manajemen :

1.      Manajemen Produksi

Memproduksi barang atau jasa merupakan kegiatan perusahaan yang paling penting. Kegiatan-kegiatan lainnya dapat dipandang sebagai kegiatan yang melengkapi kegiatan produksi. Dalam manajemen kegiatan memproduksi, yang perlu dipikirkan bukan saja terbatas pada mengelola pemprosesan bahan mentah menjadi barang lain, tetapi juga berbagai kegiatan lain yang erat hubungannya dengan memproses barang secara efisien. Memastikan pembelian bahan mentah yang sesuai, menyediakan bahan mentah pada waktu yang tepat dan mengelola inventori bahan mentah. Bahan yang sedang diproses dan barang yang telah selesai diproses juga merupakan tanggungjawab manajemen produksi.

2.      Manajemen Sumber Daya Manusia

Merupakan penerapan manajemen berdasarkan fungsinya untuk memperoleh SDM yang terbaik bagi bisnis yang dijalankan. Seharusnya, tugas yang lain adalah menentukan bagaimana SDM yang terbaik tersebut dapat dipelihara dan tetap bekerja dalam perusahaan dengan kwalitas pekerjaan yang senantiasa konstan maupun bertambah. Kegiatan ini menyangkut penerapan manajemen berdasarkan fungsinya untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan standar yang diterapkan berdasarkan keinginan konsumen, dengan teknik produksi yang seefisien mungkin. Berbagai pekerjaan ini perlu diawasi pelaksanaannya agar tetap tercapai kwalitas produknya yang sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

3.      Manajemen Pemasaran

Ini merupakan kegiatan manajemen berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha untuk mengidentifikasi apa sesungguhnya yang dibutuhkan oleh konsumen, dan bagaimana cara pemenuhannya dapat diwujudkan. Untuk dapat mengidentifikasi apa yang dibutuhkan konsumen, makan perusahaan perlu melakukan riset pemasaran diantaranya berupa survey tentang keinginan konsumen sehingga perusahaan mampu mendapatkan informasi mengenai apa yang sesungguhnya dibutuhkan oleh konsumen. Informasi mengenai kebutuhan konsumen ini kemudian diteruskan kebagian produksi agar dapat diwujudkan. Setelah barang terwujud, tugas manajemen pemasaran adalah melakukan kegiatan dalam proses penyampaian produk kepada konsumen. Bagian pemasaran juga menaksir kemampuan daya beli masyarakat, dan bagaimana agar perusahaan dapat memenuhi keinginan dan minat konsumen di pasaran.

4.      Manajemen Keuangan

Kegiatan manajemen meliputi fungsi mengelola keuangan perusahaan. Pada intinya manajemen keuangan harus berusaha untuk memastikan bahwa kegiatan bisnis yang dilakukan mampu mencapai tujuannya secara ekonomis, yaitu diukur berdasarkan biaya yang rendah dan hasil penjualan yang tinggi. Tugas manajemen keuangan diantaranya adalah merencanakan darimana pembiayaan bisnis diperoleh, dan dengan cara apa dana dialokasikan. Manajemen keuangan perlu memastikan agar pendapatan yang diperoleh dari kegiatan bisnis mampu menutupi segala biaya yang dikeuarkan, bahkan harus dapat melebihi biaya yang dikeluarkan sebagai indicator pencapaian keuntungan.

5.      Manajemen Administrasi dan Informasi

Manajemen administrasi adalah kegiatan yang menangani urusan-urusan organisasi perusahaan dan hubungan perusahaan dengan pihak lain. Dalam menjalankan kegiatan sehari-hari, perusahaan perlu mengadakan pertemuan dan diskusi dan melakukan surat-menyurat. Hal ini seperti diurus oleh bagian administrasi. Bagian ini juga mengurus hubungan dan surat-menyurat keluar perusahaan. Untuk memastikan keadaan itu, manajemen informasi bertugas untuk menyediakan seluruh informasi yang terkait dengan kegiatan perusahaan baik informasi internal maupun eksternal, yang dapat mendorong kegiatan bisnis yang dijalankan dan tetap mampu beradaptasi dengan perubahan yang terjadi di masyarakat. Penggunaan teknologi informasi, diantaranya internet, televise, dan radio akan mempermudah manajemen informasi dalam melakukan perencanaan, mempersiapkan laporan, dan penyediaan informasi bisnis yang diperlukan dari waktu ke waktu.

Sumber Konflik Lini-Staf

Beberapa faktor dapat menimbulkan berbagai konflik diantara departemen dan orang-orang lini dan staf. Faktor-faktor tersebut meliputi :

1.      Perbedaan umur dan pendidikan

Orang-orang staf biasanya lebih muda dan lebih berpendidikan daripada orang-orang staf, sehingga menimbulkan “generation gap”.

2.      Perbedaan tugas

Dimana orang lini lebih teknis dan generalis, sedang staf spesialis. Hal ini menimbulkan kejadian-kejadian sebagai berikut :

a.       Karena staf sangat spesialis, mungkin menggunakan istilah-istilah dan bahasa  yang tidak dapat dipahami orang lini.

b.      Orang lini mungkin merasabahwa staf spesialis tidak sepenuhnya mengerti masalah-masalah lini dan menganggap saran mereka tidak dapat diterapkan atau dikerjakan.

3.      Perbedaan sikap

Ini tercermin pada :

a.       Orang cenderung memperluas wewenangnya dan cenderung memberikan perintah-perintah kepada orang lini untuk membuktikan eksistensinya.

b.      Orang staf cenderung merasa yang paling berjasa untuk gagasan-gagasan yang diimplementasikan oleh lini sebaliknya, orang lini mungkin tidak menghargai peranan staf dalam membantu pemecahan masalah-masalahnya.

c.       Orang staf selalu merasa dibawah perintah orang lini, dilain pihak orang lini selalu curiga bahwa orang staf ingin memperluas kekuasaannya.

4.      Perbedaan posisi

Manajemen puncak mungkin tidak mengkomunikasikan secara jelas luasnya wewenang staf dalam hubungannya dengan lini. Padahal organisasi departemen staf di tempatkan relatif pada posisi tinggi dekat manajemen puncak. Departemen lini dengan tingkatan lebih rendah cenderung tidak senang dengan hal tersebut.

DELEGASI

Delegasi adalah pelimpahan wewenang dan tanggungjawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu. Tidak ada manajer yang mampu mengerjakan segala sesuatu tanpa bantuan orang lain sehingga pendelegasian merupakan sesuatu yang penting agar pekerjaan manajer menjadi dapat terlaksana dengan baik. Pendelegasian memungkinkan yang ditugasi untuk berkembang mencapai jenjang posisi yang lebih tinggi sehingga semakin berperan dalam pengambilan keputusan.

Jadi delegasi wewenang adalah:

1.      Proses manajer mengalokasikan wewenang ke bawah yaitu pada orang-orang yang melapor kepadanya.

2.      Pemberian otoritas atau kekuasaan formal dan tanggungjawab untuk melaksanakan kegiatan tertentu kepada orang lain. Pelimpahan otoritas oleh atasan kepada bawahan diperlukan agar organisasi dapat berfungsi secara efisien karena tak ada atasan yang dapat mengawasi secara pribadi setiap tugas-tugas organisasi.

Alasan perlunya pendelegasian, yaitu:

1.      Memungkinkan manajer dapat mencapai lebih dan bila mereka menangani setiap tugas sendiri

2.      Agar organisasi dapat berfungsi lebih efisien.

3.      Manajer dapat memusatkan tenaganya pada tugas-tugas prioritas yang lebih penting.

4.      Bawahan dapat tumbuh, berkembang dan alat untuk belajar dari kesalahan

Delegasi dibutuhkan karena manajer mungkin hanya menguasai“the big picture”, tidak cukup mengerti secara terperinci dan tidak selalu mempunyai semua pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan. Sehingga untuk mengefisienkan penggunaan sumber daya, pelaksanaan tugas tertentu didelegasikan kepada tingkatan organisasi yang serendah mungkin di mana terdapat cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya.

Prinsip-prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk delegasi yang efektif adalah:

1.      Prinsip Skalar

Menyatakan harus ada garis otoritas yang jelas yang menghubungkan tingkat paling tinggi dengan tingkat paling bawah. Garis otoritas yang jelas ini memudahkan anggota organisasi untuk megetahui:

a.       Kepada siapa dia dapat mendelegasikan

b.      Siapa yang dapat melimpahkan wewenang kepadanya

c.       Kepada siapa dia bertanggung jawab

Dalam proses penyusunan garis otoritas diperlukan kelengkapan pendelegasian wewenang, yaitu semua tugas yang diperlukan dibagi habis. Hal ini digunakan untuk menghindari:

a.       Gaps yaitu tugas-tugas yang tidak ada penangung jawabnya.

b.      Overlaps yaitu tanggung jawab untuk satu tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu orang.

c.       Splits yaitu tanggung jawab atas tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu-satuan organisasi.

2.      Prinsip kesatuan perintah (unity of command)

Satu atasan juga akan membuat bawahan dapat menghindari tanggungjawab atas pelaksanaan tugas yang jelek dengan alasan banyaknya tugas dari atasan lain.

3.      Tanggungjawab, wewenang dan akuntabilitas

Prinsip-prinsip ini menyatakan bahwa:

a.       Dapat menggunakan sumber dayanya secara efisien

b.      Masing-masing orang dalam organisasi dapat melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya secara efektif

c.       Akuntanbilitas penerimaan tanggungjawab dan wewenang

Ada 4 kegiatan terjadi ketika delegasi dilakukan:

1.      Pendelegasian menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada bawahan.

2.      Pendelegasian melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai ujuan atau tugas.

3.      Penerimaan delegasi, yang menimbulkan kewajiban atau tanggung jawab.

4.      Pendelegasi menerima pertanggungjawaban bawahan untuk hasil-hasil yang dicapai.

Manfaat pendelegasian wewenang, yaitu:

1.      Manajer memiliki banyak kesempatan untuk mencari dan menerima peningkatan tanggungjawab dari tingkatan manajer yang tinggi.

2.      Memberikan keputusan yang lebih baik.

3.      Pelimpahan yang efektif mempercepat pembuatan keputusan.

4.      Melatih bawahan memikul tanggungjawab, melakukan penilaian dan meningkatkan keyakinan diri serta kesediaan untuk berinisiatif.

Hambatan terhadap pendelegasian yang efektif, yaitu:

1.      Keengganan untuk mendelegasikan wewenang

Penyebab keengganan untuk mendelegasikan wewenang adalah:

a.       Perasaan tidak aman. Manajer enggan mengambil resiko untuk melimpahkan tugas atau mungkin takut kehilangan kekuasaan bila bawahannya terlalu baik melaksanakan tugas.

b.      Ketidakmampuan manajer. Sebagian manajer bisa sangat tak teratur dalam membuat perencanaan ke depan.

c.       Ketidakpercayaan kepada bawahan.

d.      Manajer merasa bahwa bawahan lebih senang tidak mempunyai hak pembuatan keputusan yang luas.

Untuk jangka pendek, ketiadaan keyakinan ini dapat dibenarkan bila bawahan memang tidak memiliki pengetahuan dan keahlian. Untuk jangka panjang, tak ada alasan untuk membenarkan kegagalan melatih bawahan.

2.      Keengganan untuk menerima pendelegasian wewenang

Penyebab keengganan untuk menerima pendelegasian wewenang adalah

a.       Perasaan tidak aman bagi bawahan untuk menghindari tanggungjawab dan resiko.

b.      Bawahan takut dikritik atau dihukum karena membuat kesalahan.

c.       Bawahan tidak mendapat cukup rangsangan untuk beban tanggungjawab tambahan.

d.      Bawahan kurang peracaya diri dan merasa tertekan bila dilimpahi wewenang pembuatan keputusan yang lebih besar.

Syarat untuk delegasi yang efektif adalah:

a.       Kesediaan manajer untuk memberi kebebasan kepada bawahan dalam melaksanakan tugas yang dilimpahkan.

b.      Komunikasi yang baik antara manajer dan bawahan.

c.       Meningkatkan kompleksitas tugas yang dilimpahkan dan derajat pelimpahan dalam suatu jangka waktu tertentu.

Bila tidak ada kemajuan di dalam suatu jangka waktu yang direncanakan, maka beberapa hambatan dalam hubungan antara atasan dengan bawahan mungkin sudah bisa ditemukan (misalnya latihan yang tidak cukup, tidak adanya kepercayaan satu sama lain, komunikasi yang buruk).

Louis Allen mengemukakan teknik untuk membantu manajer melakukan delegasi dengan efektif :

1.Tetapkan tujuan.

2.Tegaskan tanggung jawab dan wewenang.

3.Berikan motivasi kepada bawahan.

4.Meminta penyelesaian kerja.

5.Berikan latihan.

  DESENTRALISASI

Desentralisasi adalah penyebaran atau pelimpahan secara meluas kekuasaan dan pembuatan keputusan ketingkatan-tingkatan organisasi yang lebih rendah.

Didalam pengelolaan sebuah perusahaan, bila manajemen menetapkan wewenang secara luas terorganisasi pada jenjang yang lebih rendah maka perusahaan tersebut menerapkan asas desentralisasi. Ternyata dengan desentralisasi tugas dan wewenang semua kegiatan dimonitor secara cepat dan tepat.

Faktor yang mempengaruhi perluasan perusahaan yang menerapkan asas desentralisasi :

1.      Lingkungan eksternal tempat perusahaan itu beroperasi. Lingkungan ekternal lebih kompleks dan tidak mudah diprediksi.

2.      Semakin besar resiko, semakin besar kecenderungan untuk menetapkan sentralisasi dalam pengambilan keputusan.

3.      Kemampuan manajer tingkat bawah jika tidak memiliki kecakapan dalam pengambilan keputusan yang kuat, manajer puncak akan enggan menetapkan desentralisasi begitu pula sebaliknya.

Faktor yang mempengaruhi derajat desentralisasi

Desentralisasi mempunyai nilai hanya bila dapat membantu organisasi mencapai tujuannya dengan efisien. Penentuan derajat desentralisasi sangat dipengaruhi oleh faktor-faktor sebagai berikut :

1.      Filsafat manajemen

Banyak manajer puncak yang sangat otokratik dan menginginkan pengawasan pusat yang kuat. Hal ini akan mempengaruhi kesedian manajemen untuk mendelegasikan wewenangnya.

2.      Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi

Organisasi tidak mungkin efisien bila semua wewenang pembuatan keputusan ada pada satu atau beberapa manejer puncak saja. Suatu organisasi yang tumbuh semakin besar dan kompleks, ada kecendrungan untuk meningkatkan desentralisasi begitu juga,tingkat pertumbuhan yang semakin cepat akan memaksa manajemen meningkatkan delegasi wewenang.

3.      Stategi dan lingkungan organisasi

Stategi organisasi akan mempengaruhi tipe pasar, lingkungan teknologi, dan persaingan yang harus dihadapinya.

4.      Penyebaran geografis organisasi

Pada umumnya, semakin menyebar satuan-satuan organisasi secara geografis, organisasi akan cenderung melakukan desentralisasi, karena pembuatan keputusan akan lebih sesuai dengan kondisi lokal masing-masing.

5.      Tersedianya peralatan pengawasan yang efektif

Organisasi yang kekurangan peralatan-peralatan efektif untuk melakukan pengawasan satuan-satuan tingkat bawah akan cenderung melakukan sentralisasi bila manajemen tidak dapat dengan mudah memonitor pelaksanaan kerja bawahannya.

6.      Kualitas manajer

Desentralisasi memerlukan lebih banyak manajer-manajer yang berkualitas, karena mereka harus membuat keputusan sendiri.

7.      Keanekaragaman produk dan jasa

Makin beraneka ragam produk atau jasa yang ditawarkan, oganisasi cenderung melakukan desentralisasi, dan sebaliknya semakin tidak beraneka ragam, lebih cenderung sentralisasi.

8.      Karakteristik-karakteristik organisasi lainnya

Seperti biaya dan risiko yang berhubungan dengan pembuatan keputusan, sejarah pertumbuhan organisasi, kemampuan manajemen bawah, dan sebagainya.

Faktor-faktor yang mempengaruhi derajat desentralisasi dalam suatu organisasi bisa berbeda dengan berbedanya divisi atau departemen organisasi atau perubahan lingkungan internal maupun eksternal. Jadi, pendekatan paling logik yang dapat digunakan organisasi adalah mengamati segala kemungkinan yang terjadi (contingency approach)

Keuntungan-keuntungan desentralisasi adalah mengurangi beban manajer puncak, memperbaiki pembuatan keputusan karena dilakukan dekat denan permasalahan, meningkatan latihan, moral dan inisiatif manajemen bawah, dan membuat lebih fleksibel dan lebih cepat dalam membuat keputusan.

DAFTAR PUSTAKA

Handoko, Hani. 2003. Manajemen. Yogyakarta : BPFE-Yogyakarta

Gorman, Tom. 2005,MBA Basic, Prenada. Jakarta

Sukirno, Sadono. 2004, Pengantar Bisnis: Kencana. Jakarta

Machfordz. 2007, Pengantar Bisnis Modern: Andi Offset. Yogyakarta